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- 2.1Adequação de EspaçosAjustes em layout, infraestrutura e mobiliário para tornar o ambiente apto à guarda de documentos.
- 2.2Controle Biológico das InstalaçõesMonitoramento e combate a agentes biológicos (insetos, roedores, fungos) que ameacem o acervo.
- 2.3Instalação / Atualização de Sistemas para Controle ClimáticoImplantação e manutenção de equipamentos de climatização para estabilizar temperatura e umidade.
- 2.4Instalação / Atualização de Sistema de Vigilância, AlarmeImplantação e atualização de câmeras, sensores e alarmes para proteção patrimonial do acervo.
- 2.5Instalação / Atualização de Sistema Combate a IncêndioImplantação e manutenção de detectores, extintores e demais dispositivos de combate a incêndio.
- 2.6Instalação / Atualização de Sistema de Controle de AcessoImplantação de fechaduras, catracas e controle eletrônico de entrada nas áreas de guarda.
- 2.7Inspeção de InstalaçõesVistorias periódicas para identificar riscos estruturais, ambientais e de segurança nas áreas de arquivo.
- 2.8Limpeza de AmbienteHigienização rotineira das áreas de guarda, pisos, mobiliário e estanteria.
- 2.9Manutenção de InstalaçõesReparos preventivos e corretivos na estrutura física, instalações elétricas e hidráulicas dos ambientes de arquivo.
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- 3.1Apoio à Conformidade NormativaOrientação e revisão de procedimentos para adequar a gestão documental à LAI, LGPD e demais normas aplicáveis.
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- 10.1Aquisição de Mobiliários e EquipamentosEspecificação técnica e aquisição de estantes, arquivos, mapotecas, leitoras e demais equipamentos.
- 10.2Inspeção de Mobiliários e EquipamentosVistoria periódica do mobiliário e equipamentos para identificar desgastes e necessidades de reparo.
- 10.3Manutenção de Mobiliários e EquipamentosReparos preventivos e corretivos no mobiliário e equipamentos utilizados na guarda e tratamento de documentos.
- 10.4Doação de Mobiliários e EquipamentosTrâmite de doação a outros órgãos de mobiliários e equipamentos não mais utilizados.
- 10.5Descarte de EquipamentosTrâmite de descarte de equipamentos inservíveis, observando normas patrimoniais e ambientais.
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- 5.1Consultoria Técnica (Visita, Acompanhamento e Suporte)Visitas técnicas às unidades para diagnóstico, acompanhamento e suporte continuado às rotinas arquivísticas.
- 5.2Orientação Técnica e DúvidasEsclarecimento pontual de dúvidas sobre normas, procedimentos e instrumentos de gestão documental.
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- 6.1Avaliação de DocumentosAnálise dos documentos para definir valores primário e secundário, prazos de guarda e destinação (eliminação ou recolhimento).
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- 7.1Desenvolvimento de ConteúdosElaboração de materiais didáticos, apostilas, slides e vídeos para ações de capacitação arquivística.
- 7.2Realização de Cursos e WorkshopsCondução de cursos, oficinas e workshops, presenciais ou remotos, sobre temas de gestão documental.
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- 9.1Solicitação de Consulta/Acesso ao DocumentoRecebimento e registro formal de pedidos de consulta a documentos arquivados.
- 9.2Localização do(s) Documento(s)Busca física e/ou digital dos documentos solicitados a partir de instrumentos de descrição.
- 9.3Atendimento ao UsuárioOrientação ao usuário durante a consulta, incluindo apoio na interpretação dos documentos.
- 9.4Disponibilização de Documentos para Consulta/AcessoEntrega controlada do documento ou de sua reprodução ao solicitante autorizado.
- 9.5Devolução, Conferência e ArquivamentoRecebimento do documento devolvido, conferência de integridade e retorno à posição original no arquivo.
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- 11.1Constituição da CPADTrâmite formal de criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com nomeação de membros.
- 11.2Constituição das CPADsTrâmite de criação de múltiplas CPADs setoriais quando aplicável à estrutura do órgão.
- 11.3Condução de Reunião da CPADConvocação, pauta, condução e registro das reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
- 11.4Condução de Reunião das CPADsOrganização e condução das reuniões das comissões setoriais de avaliação.
- 11.5Participação da Reunião do SubSigaRepresentação institucional em reuniões do Subcomitê do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SubSiga).
- 11.6Participação da Reunião de Comitê de Segurança da InformaçãoParticipação técnica em reuniões do Comitê de Segurança da Informação, contribuindo na perspectiva arquivística.
- 11.7Participação da Reunião de Outros ColegiadosParticipação em demais colegiados internos ou externos relacionados à gestão documental.
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- 12.1Avaliação de Conteúdo DigitalAnálise de conteúdos digitais quanto a valor, formato e necessidade de preservação.
- 12.2Criação e Gestão de MetadadosDefinição, atribuição e manutenção de metadados que descrevem e contextualizam conteúdos digitais.
- 12.3Controle de AcessoDefinição e gestão de perfis e permissões de acesso a conteúdos digitais custodiados.
- 12.4Monitoramento e AtualizaçãoVerificação contínua da integridade, formato e acessibilidade dos conteúdos digitais ao longo do tempo.
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- 13.1Solicitação de DesarquivamentoRecebimento e registro de pedidos formais para retirada temporária de documentos do arquivo.
- 13.2Localização do Documento no ArquivoIdentificação e busca física/digital do documento solicitado conforme instrumentos de descrição.
- 13.3Disponibilização de DocumentosLiberação do documento desarquivado ao solicitante mediante registro de retirada.
- 13.4Atendimento ao UsuárioOrientação ao solicitante quanto a prazos, formas de uso e devolução do documento desarquivado.
- 13.5Devolução, Conferência e ArquivamentoRecebimento do documento devolvido, conferência e reinclusão no arquivo na posição original.
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- 14.1Descrição da Entidade CustodiadoraElaboração da descrição institucional do órgão custodiador, segundo normas como NOBRADE/ISDIAH.
- 14.2Descrição de Fundos ou ColeçõesDescrição em nível de fundo ou coleção, contextualizando origem, abrangência e conteúdo.
- 14.3Descrição de SeçõesDescrição em nível de seção, detalhando subdivisões orgânicas ou funcionais do fundo.
- 14.4Descrição de SériesDescrição em nível de série documental, agrupando documentos por tipologia ou função.
- 14.5Descrição de Dossiês ou ProcessosDescrição em nível de dossiê ou processo, detalhando conteúdo e tramitação.
- 14.6Descrição de Itens DocumentaisDescrição individualizada de itens documentais relevantes ao acervo.
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- 15.1Planejamento da DigitalizaçãoDefinição de escopo, prioridades, padrões técnicos e cronograma do projeto de digitalização.
- 15.2Preparação dos DocumentosHigienização, retirada de grampos, desdobramento e ordenação dos documentos antes da captura de imagem.
- 15.3DigitalizaçãoCaptura das imagens dos documentos em equipamentos adequados, conforme padrões definidos.
- 15.4Controle de QualidadeConferência das imagens geradas quanto a legibilidade, integridade e conformidade com os padrões.
- 15.5Associação de Metadados aos Arquivos DigitalizadosAtribuição de metadados descritivos, técnicos e de preservação aos arquivos digitalizados.
- 15.6DisponibilizaçãoCarga dos documentos digitalizados em sistema ou repositório para consulta autorizada.
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- 16.1PlanejamentoDefinição de objetivos, escopo, recursos e cronograma do diagnóstico arquivístico.
- 16.2Definição do ModeloEscolha da metodologia, instrumentos e indicadores a serem aplicados no diagnóstico.
- 16.3Definição da AmostraSeleção das unidades, acervos ou processos a serem analisados de forma representativa.
- 16.4Coleta de DadosAplicação de questionários, entrevistas e levantamentos de campo nas unidades selecionadas.
- 16.5Análise e Avaliação dos DadosTratamento, consolidação e interpretação dos dados coletados, gerando relatórios técnicos.
- 16.6Divulgação de ResultadosApresentação dos resultados às instâncias competentes e às unidades envolvidas no diagnóstico.
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- 18.1Elaboração de Instrumentos ArquivísticosConstrução e atualização de planos de classificação, tabelas de temporalidade e demais instrumentos técnicos.
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- 17.1Elaboração/Atualização de Políticas e ManuaisRedação, revisão e atualização de políticas, normas, procedimentos e manuais de gestão documental.
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- 19.1Análise e Seleção de Documentos Aptos à EliminaçãoIdentificação dos documentos que cumpriram seus prazos de guarda e podem ser eliminados.
- 19.2Elaboração de ListagemProdução da Listagem de Eliminação de Documentos, com identificação detalhada dos itens.
- 19.3Validação e Autorização (CPAD)Encaminhamento da listagem à CPAD para análise e autorização da eliminação.
- 19.4EliminaçãoExecução física da eliminação dos documentos autorizados, com fragmentação ou outro método seguro.
- 19.5Descarte (Cópias ou Documentos sem Assinatura)Descarte de cópias e documentos sem valor administrativo nem necessidade de autorização da CPAD.
- 19.6Encaminhamento e Acompanhamento da Destruição MecânicaLogística de envio para fragmentação mecânica e acompanhamento da execução do serviço.
- 19.7Registro da Eliminação (Termo de Eliminação)Lavratura do Termo de Eliminação de Documentos, registrando formalmente o ato.
- 19.8Doação de PapelEncaminhamento do papel resultante da fragmentação para doação a entidades cadastradas.
- 19.9Venda de PapelTrâmite de venda do papel resultante da fragmentação conforme normas patrimoniais aplicáveis.
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- 23.1Auditoria e MonitoramentoAuditoria de acessos e monitoramento de desempenho da plataforma de transparência.
- 23.2Atualização e ManutençãoManutenção evolutiva e corretiva da plataforma de transparência e acesso.
- 23.3CustomizaçãoCustomizações específicas para atender requisitos institucionais de divulgação.
- 23.4InstalaçãoImplantação inicial da plataforma, com configuração e parametrização.
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- 20.1Administração de IncidentesRegistro, tratamento e acompanhamento de incidentes ocorridos na execução dos contratos.
- 20.2Avaliação e Seleção de PrestadoresAnálise técnica de propostas e seleção de empresas prestadoras de serviços arquivísticos.
- 20.3Avaliação de Serviços e TarifasAcompanhamento da execução contratual e análise de preços praticados pelos fornecedores.
- 20.4Monitoramento da Qualidade do ServiçoVerificação da conformidade dos serviços entregues com os requisitos contratuais.
- 20.5Monitoramento de EnviosAcompanhamento da logística de remessa e devolução de documentos entre o órgão e prestadores.
- 20.6Pagamento de ContratoAtesto técnico e processamento dos pagamentos relativos aos contratos de serviços arquivísticos.
- 20.7Renovações e FinalizaçõesAnálise técnica para renovação, prorrogação ou encerramento dos contratos.
- 20.8Resolução de Disputas e ConflitosMediação e tratamento técnico de divergências entre o órgão e o prestador contratado.
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- 21.1Auditoria e MonitoramentoMonitoramento contínuo do uso do sistema e auditoria de logs e operações.
- 21.2Criação/Alteração/Exclusão de UnidadesGestão das unidades organizacionais cadastradas no sistema, refletindo a estrutura do órgão.
- 21.3Criação/Alteração/Exclusão de UsuáriosCadastro, alteração de perfil e desativação de usuários do sistema.
- 21.4Criação/Alteração/Exclusão de Tipos DocumentaisGestão dos tipos documentais utilizáveis no sistema, conforme demanda institucional.
- 21.5Estruturação da HierarquiaDefinição e ajuste da hierarquia organizacional refletida no sistema.
- 21.6Instalação do SistemaApoio técnico-funcional à instalação do sistema em novos ambientes ou unidades.
- 21.7Manutenção do Módulo de Pesquisa PúblicaConfiguração e manutenção das funcionalidades de consulta pública aos processos.
- 21.8Manutenção do Módulo de Peticionamento EletrônicoGestão e manutenção do módulo que permite o protocolo de documentos por usuários externos.
- 21.9Monitorar e Implantar os Sistemas IntegradosAcompanhamento da integração entre o SEI e demais sistemas corporativos.
- 21.10Parametrização do Boletim de Serviços EletrônicosConfiguração das publicações no Boletim de Serviços Eletrônico do órgão.
- 21.11Suporte Tecnológico nas Atualizações e FalhasAcompanhamento técnico das atualizações de versão e tratamento de falhas reportadas.
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- 22.1Administração de MetadadosGestão dos esquemas de metadados utilizados pelo repositório digital.
- 22.2Auditoria e MonitoramentoAuditoria de integridade dos objetos digitais e monitoramento de desempenho do repositório.
- 22.3Atualização e ManutençãoAtualizações de versão, correções e manutenção evolutiva do repositório.
- 22.4InstalaçãoImplantação inicial do repositório digital, com configuração e parametrização.
- 22.5InteroperabilidadeConfiguração de interfaces e protocolos para troca de dados com outros sistemas.
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- 24.1Elaboração e Fixação de Espelhos de IdentificaçãoProdução e afixação de etiquetas e espelhos de identificação nas caixas, pastas e demais invólucros.
- 24.2Sinalização de Ambientes de ArmazenamentoSinalização das áreas de guarda, corredores, estantes e prateleiras para facilitar a localização.
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- 26.1Movimentação Interna do AcervoRealocação física de documentos entre áreas de guarda da mesma unidade.
- 26.2Movimentação Externa do AcervoTransporte de documentos entre unidades distintas do órgão ou para guarda externa.
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- 28.1Pequenos Reparos (Alisamento, Silking, Laminação...)Intervenções pontuais de conservação como alisamento, silking, laminação e reforço de bordas.
- 28.2Controle e Monitoramento de AmbienteMonitoramento contínuo de temperatura, umidade, luminosidade e qualidade do ar nas áreas de guarda.
- 28.3Desacidificação de DocumentosTratamento químico para neutralizar a acidez de documentos em suporte celulósico.
- 28.4Desinfecção e DesinfestaçãoTratamento para eliminação de agentes biológicos como fungos, insetos e demais pragas.
- 28.5Encapsulação de DocumentosAcondicionamento de documentos frágeis entre folhas de poliéster, sem adesivo direto.
- 28.6Higienização de DocumentosLimpeza mecânica dos documentos com pincéis, trinchas e aspiradores para remoção de sujidades.
- 28.7Preservação DigitalConjunto de ações para manter a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos digitais ao longo do tempo.
- 28.8Restauração ou Reparo de DocumentosIntervenções mais complexas de restauro em documentos com danos estruturais.
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- 29.1Criação de Material de DivulgaçãoConcepção e produção de materiais gráficos e digitais de divulgação do acervo.
- 29.2Conteúdo para Redes Sociais, Sites e NewslettersProdução de conteúdos institucionais sobre o acervo para canais digitais.
- 29.3Exposições e Mostras TemáticasCuradoria e montagem de exposições, presenciais ou virtuais, valorizando o acervo.
- 29.4Oficinas e WorkshopsRealização de atividades formativas voltadas à difusão do acervo e da memória institucional.
- 29.5Palestras e SemináriosApresentações técnicas e institucionais sobre o acervo em eventos internos e externos.
- 29.6Programas EducativosAções educativas estruturadas em parceria com escolas e instituições de ensino.
- 29.7Visitas GuiadasRecepção de grupos de visitantes para conhecimento das instalações e do acervo.
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- 30.1Atendimento ao UsuárioAtendimento ao público interno e externo para protocolização e orientações sobre documentos.
- 30.2Encaminhamento de BarramentoRecebimento e encaminhamento de documentos via barramento de interoperabilidade entre órgãos.
- 30.3Cadastro de Documentos no SistemaRegistro dos documentos recebidos no sistema de protocolo, com metadados mínimos.
- 30.4Expedição de DocumentosPreparação e envio de documentos a destinatários internos ou externos, com registro de expedição.
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- 31.1Recolhimento de Documentos FísicosRecebimento formal de documentos físicos transferidos em caráter definitivo ao arquivo permanente.
- 31.2Recolhimento de Documentos DigitaisRecebimento de documentos digitais para guarda permanente no repositório arquivístico.
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- 33.1Planejamento da Transferência de CustódiaDefinição de escopo, cronograma, instrumentos jurídicos e técnicos (termos, listagens, instrumentos de descrição) necessários à transferência de custódia entre instituições.
- 33.2Conferência e Validação do AcervoVerificação física e/ou digital do acervo a ser transferido, conferindo integridade, completude, metadados e correspondência com as listagens de transferência.
- 33.3Formalização da Transferência de CustódiaLavratura e assinatura de termo de transferência de custódia, com registro da nova entidade custodiadora e atualização dos instrumentos de controle.
- 33.4Registro da Cadeia de CustódiaDocumentação cronológica de todas as transferências de custódia sofridas pelo acervo, garantindo rastreabilidade, autenticidade e fidedignidade.
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- 32.1Transferência de Documentos FísicosRecebimento e conferência de documentos físicos transferidos das unidades produtoras ao arquivo.
- 32.2Transferência de Documentos DigitaisRecebimento e conferência de documentos digitais transferidos das unidades produtoras.
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- 1.1Classificação de DocumentosAtribuição de códigos do plano de classificação aos documentos no momento de sua produção ou recebimento, bem como revisão de classificações já atribuídas quando necessário.
- 1.2Acondicionamento de DocumentosColocação dos documentos em invólucros, caixas e pastas adequadas ao suporte e ao tempo de guarda previsto, incluindo a substituição de invólucros deteriorados ou inadequados.
- 1.3Armazenamento de Documentos FísicosGuarda de documentos em suporte físico em estantes, arquivos deslizantes e mapotecas, conforme localização planejada.
- 1.4Armazenamento de Documentos DigitaisGuarda de documentos digitais em servidores, repositórios ou nuvem, com controle de versão e backup.
- 1.5Ordenação de DocumentosDisposição dos documentos segundo critério predefinido (cronológico, alfabético, numérico etc.), incluindo ajustes posteriores quando identificadas falhas ou novos critérios.
- 1.6Indexação de DocumentosAtribuição e manutenção de termos descritores e metadados que facilitem a recuperação dos documentos.